Az ikon után megláthatjuk a Dokumentum szót, és mellette a program nevét, azonban, ha a dokumentum egy már mentett dokumentum, akkor a file nevét kapjuk a dokumentum szó helyett.
A jobb sarokban, a bal sarokban lévő funkciókat találjuk ikon formájában. A _ jel a MULTI TASKING rendszert használja ki, a középső pedig a Teljes méret és az Eredeti méret közötti váltogatást teszi lehetővé, az X pedig a program bezárását.

A második sorban a menüket találhatjuk, ahol a menüvezérelt programokat irányítani tudjuk, azonban a második sor jobb oldalán találkozhatunk a programablakot irányító gombokkal, ám ezek most csak a dokumentumra vonatkoznak.

3. A harmadik és negyedik sorban a menükből kiválogatott, tehát általában a leggyakrabban használt funkciókat a programozók ikon formájában is megjelenítették, ezáltal biztosított a mégkönnyebb kezelhetőség.

4. Ezután találkozhatunk a függőleges és vízszintes vonalzókkal, amelyen a bekezdés és tabulátorformátumok egy részét végezhetjük el.

5. A képernyő jobb oldalán található a csúszka, amelynek megfogásával a tetszőleges helyre pozícionálhatunk, és közben tájékoztatást nyújt az oldalszámokról is. A felfelé és lefelé mutató nyilakkal pedig soronkénti pozícionálást végezhetünk. A dupla nyilak pedig az oldalankénti pozícionálást segítik elő. A két dupla nyíl közötti jel pedig lehetőséget nyújt a különböző objektumok közötti tallózásra.

6. Az utolsó előtti sor bal sarkában találhatóak a nézetek változtatására szolgáló ikonok.

§ Az első nézet a normálnézet, amelyben nem nyílik mód a grafikai objektumok megtekintésére, azonban a helyük látható marad.

§ Tallózó megjelenítés, amelyben a fő címeket láthatjuk felsorolva, és ezeket a program az oldal első sorából veszi.

§ Oldalkép nézet, amely nézetben a dokumentum végleges kinézetére kaphatunk betekintést.

§ A vázlatnézet szerepe a dokumentum tagolása és ez által a vázlat megjelenítése.

§ A fődokumentum nézet, amellyel egy különálló objektum elhelyezésére nyílik lehetőség, amely minden oldalon láthatóvá válik.

A legalsó sor a státuszsor, amelyből felvilágosítást kapunk a cursor aktuális pozíciójáról. A státuszsor jobboldalán lévő kapcsolók pedig a következők: KORR amely az esetleges javításokat jelöli a szövegben; ÁTÍR, amelynél a szöveg nem tolódik, ha a szöveg elé írunk be, hanem azonnal felülíródik.

B., Hogyan illesztünk be rajzot a dokumentumba?

A rajz beillesztése többféleképpen történhet:

1., Elmentünk egy grafikus file-t, majd a beszúrás menüpontra kattintunk, és kiválasztjuk a Beszúrás-t, majd a Kép, majd a Fájlból címszavakat, és a feladott tallózó segítségével kiválasztjuk az általunk elkészített file-t, majd a beszúrásra kattintunk.

2., Választhatunk nem saját készítésű képet is a Clipart gyűjteményből.

3., Indíthatjuk a szövegszerkesztő saját rajzoló programját a RAJZ ikonra történő egyszeres klikkeléssel. Ekkor egy új eszközikon sor jelenik meg a képernyőn, melynek segítségével sokrétű rajzolási tevékenységet végezhetünk. Például: néhány példa felsorolása!

2. A, Hogyan írunk egy dokumentumot, hogyan mozoghatunk és hogyan javíthatunk a szövegben.

A dokumentumot először a nyersszöveg begépelésével kezdjük. Ezután elvégezzük az oldalra vonatkozó beállításokat Pl.: margók. Ezután a karakterek formázása következik. Majd a bekezdésformázások elvégzése a soron következő. Egyéb formázások Pl.: szegély, mintázat, felsorolás, számozás. Egyedi formátumok beállításai Pl.: Fejléc lábléc. Majd grafikus objektumok elhelyezése. Majd a nyelvi ellenőrzés következik. A dokumentum készítése közben megfelelő mentés elvégzése szükséges.

A szövegben mozoghatunk a cursormozgató-billentyűkkel egy-egy karakternyit és a jobb oldali gördítősávval is, a képernyő jobb oldalán található a csúszka, amelynek megfogásával a tetszőleges helyre pozícionálhatunk, és közben tájékoztatást nyújt az oldalszámokról is. A felfelé és lefelé mutató nyilakkal pedig soronkénti pozícionálást végezhetünk. A dupla nyilak pedig az oldalankénti pozícionálást segíti elő.

A szövegben a Backspace billentyűvel végezhetünk javításokat, amely a cursort megelőző karaktert törli ki, a Del billentyűvel pedig a cursor mögötti karaktert törölhetjük.

B., Mi a lábjegyzet, hogyan készítjük el?

A lábjegyzetben a szavak megmagyarázását végezzük általában a lap alján.

Az elkészítése: kijelöljük a magyarázni kívánt szót és a lábjegyzet beszúrására kattintunk, majd a lap alján megadjuk a megfelelő magyarázatot.

A lábjegyzet használata automatikus, ezért új bejegyzés létrehozása, illetve bejegyzés törlése egyszerűen végrehajtható. Gép automatikusan újra sorszámozza a hivatkozásokat.

3. A, Hogyan mentünk el egy dokumentumot más néven, mi ennek a funkciója?

Dokumentum másként mentésére akkor van szükség, ha a megadott dokumentumot át szeretnénk szerkeszteni, azonban az eredeti dokumentumot nem szeretnénk változtatni.

Dokumentum másként mentését a Fájl menüből érhetjük el a mentés másként címen. Ezután megjelenik egy ablak, ahol beállíthatjuk, hogy hova és milyen néven szeretnénk menteni az átszerkesztett file-t.

B, A "Nyomtatási kép" funkció.

Ebbe a nézetbe a Fájl menüből juthatunk, és ott megtaláljuk a nyomtatási kép funkciót. A nézet beállításai közé tartozik, hogy az összes menüpont elérhető. A bal sarokban az ikon megnyomásával tudunk azonnal nyomtatni, majd mellette található a nagyító ki és bekapcsolása, ezzel lehetőség nyílik ebben a nézetben való szerkesztésre is. Ez után beállíthatjuk, hogy egyszerre hány oldalt akarunk megjeleníteni, majd a nézeti képet %-ban. Ezután ki és bekapcsolhatjuk a vonalzókat is. Teljes képernyőre kattintva a teljes dokumentumot mutatja meg a program kellékei nélkül. A bezárásra kattintva visszatérhetünk a szerkesztő módba.

4. A, Hogyan nyomtathatunk ki egy dokumentumot?

A dokumentum nyomtatása a Fájl menüpontból érhető el. A nyomtatási ablakban a következőket találhatjuk: A tulajdonságok gombbal a nyomtató beállításait tehetjük meg. Kiválaszthatjuk több nyomtató esetén, hogy melyik nyomtatóra akarunk nyomtatni, és a nyomtató állapotáról is tájékoztatást kapunk. Megadható a nyomtatási tartományt, amely lehet az egész dokumentum a kijelölt szöveg és a megadott oldalak. Megadható a példányszám, és a leválogatás is, amely több példány esetén sorban nyomtatja ki az oldalakat. Megadható, hogy egyszerre, csak a páros, vagy a páratlan oldalakat nyomtassuk ki, így lehetővé válik több oldal egy lapra nyomtatása, illetve könyvlapok nyomtatása is. Megadhatjuk, a nyomtatandót Pl.: a dokumentumot, vagy a billentyűparancsokat szeretnénk kinyomtatni. Lehetőségünk van file-ba nyomtatásra, amellyel olyan számítógépről is tudunk nyomtatni, ahol nincs az általunk használt szövegszerkesztő program.

B., Hogyan állítunk lapméretet, margót?

A papírméretet az Oldalbeállítások menüpont alatt, a papírméret fülből választhatjuk ki. Itt lehetőség nyílik a nyomtató jellemzőjéhez mérten papírt választani, és ahol kiválasztható, a papír pontos mérete is. Megadható, hogy a lap álló, vagy fekvő elrendezésű legyen, és ez a teljes dokumentumra vonatkozzon, vagy csak egy kijelölt részére.

Margót az Oldalbeállítások menüpont alatt a Margók fülre kattintva választhatjuk ki. Itt lehetőség adódik a margók pontosan meghatározására, a kötésbeni margók megadására, a tükörmargók be, vagy kikapcsolására és az élőfej, élőláb szövegtől mért távolságának megadására. Beállítható a vonatkozás hatóköre is.

5. A, Mire jó a "Kísérő információ", hol található mit segít?

A kísérő információ a fájl menü adatlap almenüjében található. Segít a felhasználó számára a dokumentum regisztrálásában és nyilvántartásában. Megmutatja a szerző nevét, lakcímét, a dokumentum tárgyát a felelőst, a sablont, ami alapján készítjük a dokumentumot és tartalmazza a dokumentumhoz hozzárendelt megjegyzéseket. Az általános fülben a file tulajdonságairól kapunk felvilágosítást. Az adatlap tájékoztat még néhány statisztikai adatról például: a dokumentum kezdetének ideje, utolsó módosítás ideje. Nagy szerepe van a dokumentumok keresésében és azonosításában.

B., Hogyan keresünk file-okat?

File-ok keresésére a file/megnyitás menü aktivizálása után van lehetőségünk. A file-ok keresése tallózás helyett választható, ha nem tudjuk pontosan azonosítani a használni kívánt file-t. Megadhatjuk a file nevét, megadhatunk egy könyvtárat is, amely a file-t tartalmazza. Beállítható még az alkönyvtárakban való keresés, és a kis és nagybetűk megkülönböztetése. A keresés szűkíthető a file-ra jellemző tulajdonság megadásával is. (Adatlap!)

6. A, Milyen karakter- és bekezdésformátumokat ismer?

A főbb karakterformátumokat beállíthatjuk a 4. sorban levő szerkesztő ikonok segítségével.

Az elsőnél beállíthatjuk a címsor karakter- és bekezdésformátumát egyaránt. A másodiknál a kijelölt szövegrész betűtípusát határozhatjuk meg. Sorban a következőnél megadhatjuk a betű méretét, továbbá megadhatjuk, hogy kicsivel szélesebb, dőlt vagy aláhúzott betűtípust szeretnénk. Beállíthatjuk továbbá, hogy kiemelt vagy színes legyen a kijelölt szöveg.

Ha finomabb beállításokat szeretnénk tenni, a szöveg kijelölése után kattintsunk a "Formátum"-ra, majd a "betűtípus" szövegre! Itt megtehetjük a fenti beállításokat, de egyéb finomításokat is alkalmazhatunk:

Meghatározhatjuk az aláhúzás típusát, vagy hogy ~~áthúzott~~, ~~kétszer áthúzott~~, ^{felső index}, _{alsó index}, árnyékolt, körvonalas, domború, vésett, Kiskapitális, nagybetűs vagy rejtett legyen.

A térköz és pozíció fülre kattintva összehúzhatjuk vagy kinyújthatjuk az aktuális szövegrészt, csökkenthetjük és növelhetjük betűközeit, valamint ^emelhetjük és _{süllyesztetjük} a jobb oldalon megadott értékkel.

Az Animálás fülre kattintva animálhatjuk szövegünket, de ennek csak elektronikus dokumentációban van jelentősége.

A panel alján található Alapértelmezés gombra kattintva visszaállíthatjuk az alapértelmezett beállításokat.

A bekezdésformátumokat a Formátum menü bekezdés almenüpontjára kattintva módosíthatjuk

A behúzás és térköz fülön balra, középre, jobbra és sorkizártra igazíthatjuk szövegünket. A behúzás szektorban beállíthatjuk a jobb és baloldali behúzás típusát és mértékét. A térköz szektorban meghatározhatjuk az aktuális sorok előtti és utáni üres hely, valamint a sorok közötti távolság mértékét. A panel alján megadhatjuk a tabulátorok tulajdonságait is.

B., Hogyan keretezünk be egy szövegrészt, milyen lehetőségeit ismeri a keretezésnek?

Miután kijelöltük a bekeretezni kívánt szövegrészt, a formátum panelben a szegély és mintázat eszközt választjuk. A felvillanó ablakban beállíthatjuk a szegély típusát, stílusát, színét és vastagságát. A "Minta" szektorban gyorsnézetet kapunk a módosításokkal, valamint megadhatjuk, a szöveg mely oldalán legyen vonal.

Az oldalszegély fület választva a teljes oldal szegélyére vonatkozó beállításokat tehetjük meg. Ez annyiban különbözik az előbbitől, hogy a stílus szektor alján az oldalnak díszesebb keretet is választhatunk, valamint megtehetjük a szegély és mintázatra vonatkozó beállításokat.

Keretezéskor azonban célszerű a szövegdoboz opciót használni. Így könnyedén elérhetjük, hogy szövegünk mindig a kerettel együtt mozog és változtatható. Az egész szöveget, kerettel együtt szinte egy külön objektumként kezelhetjük.

7. A, Mire jó a „Körlevél”, hogyan készítünk körlevelet?

A körlevél egy olyan dokumentum, amelyet kisebb változtatásokkal több helyre küldhetünk el.

Formaleveleket, levelezési címkéket, borítékokat, katalógusokat és más körlevéllel kapcsolatos dokumentumokat állíthatunk elő.

Körlevelet úgy készíthetünk, hogy egy új dokumentumablakban kiválasztjuk az "Eszközök" menü "Körlevél" almenüjét, majd követjük a körlevélvarázsló részletes útmutatóját. A törzsdokumentum és az adatforrás létrehozása után egyesítenünk kell a két különálló állományt a körlevél elkészítéséhez. Egyesítéskor feltételes egyesítést is választhatunk. Célszerű a három állományt külön-külön elmenteni, hogy később egy másik körlevél készítésekor is felhasználhatók legyenek.

B., Hogyan cserélhetünk le egy dokumentumban szövegrészeket, karaktereket más szövegrészekre, karakterekre?

Válasszuk a "Szerkesztés" menü "Csere" almenüjét, a "Mit keres" mezőbe írjuk be a keresendő szöveget, a "Mire" cseréli mezőbe írjuk be a megfelelő szöveget, kattintsunk a "Következő", a "Cseréli" vagy a "Mindet" gombok valamelyikére. Írjuk be, illesszük be a vágólapról vagy válasszuk ki a listából azt a szöveget, amellyel az eredeti szöveget helyettesíteni szeretnénk. Ha a "Mit keres" mezőben megadott karaktereket törölni szeretnénk a dokumentumból, hagyjuk üresen a "Mire cseréli" mezőt. Ha a helyettesítő szöveget formázni szeretnénk, kattintsunk a "Formátum" gombra.

8. A, Hogyan másolunk, hogyan mozgatunk egy szövegrészt egy másik helyre, illetve egy másik dokumentumba?

Másik helyre:

Jelöljük ki a másolni vagy áthelyezni kívánt szöveget. Ha a kijelölt részt át szeretnénk helyezni, akkor húzzuk azt a kívánt helyre. Ha a kijelölt részt másolni szeretnénk, akkor húzása közben tartsuk nyomva a CTRL billentyűt.

Másik dokumentumba:

Jelöljük ki a másolni vagy áthelyezni kívánt szöveget vagy objektumot. A kijelölt rész áthelyezéséhez kattintsunk a "Kivágás" gombra ( ), vagy gépeljük be a CTRL+X billentyűkombinációt. A kijelölt rész másolásához kattintsunk a "Másolás" ( ) gombra, vagy gépeljük be a Ctrl + C billentyűzetkombinációt. Ha a szöveget vagy a képet másik dokumentumba szeretnénk másolni, kapcsoljunk át abba a dokumentumba. Kattintsunk oda, ahol a szövegnek vagy a képnek meg kell jelennie. Kattintsunk a "Beillesztés" ( ) gombra, vagy gépeljük be a Ctrl + V billentyűzetkombinációt.

B., Hogyan tudunk egy állományba egy másikat beilleszteni, mikor használjuk ezt a funkciót?

Nyissuk meg azt az állományt, amelybe a másikat szeretnénk illeszteni, és a kurzorral álljunk arra a pontra, ahonnan kezdve szeretnénk beilleszteni a file-t. Kattintsunk a főmenüben található "Beszúrásra", majd válasszuk a "Fájl" almenüt. Válasszuk ki a beilleszteni kívánt file - t, majd kattintsunk az OK -ra!

9. A, Mit jelent a fejléc illetve lábléc fogalma? Hogyan készíthetünk fejlécet, illetve láblécet?

Élőfej és élőláb:

Létrehozhatunk szöveget vagy grafikákat tartalmazó élőfejeket és élőlábakat, elhelyezhetjük bennük például az oldalszámot, a dátumot, egy emblémát, a dokumentum címét vagy a fájl nevét, a szerző nevét stb. Használhatjuk ugyanazt az élőfejet és élőlábat az egész dokumentumban, de megadhatunk eltérő beállításokat is az egyes részekben, például a dokumentum szakaszainak első oldalán a többitől eltérő élőfejet vagy élőlábat használhatunk, illetve el is hagyhatjuk azokat. A dokumentum egyes szakaszaiban eltérő élőfejet és élőlábat adhatunk meg a páros, illetve a páratlan oldalakon. Az itt elhelyezett objektumok, karakterek a dokumentum minden oldalán látszani fognak.

Élőfej és élőláb létrehozása:

1. Válasszuk a Nézet menü Élőfej és élőláb almenüjét.

2. Élőfej létrehozásához vigyük be a szöveget, a grafikát, vagy kattintsunk az Élőfej és élőláb eszköztár megfelelő gombjára.

Beszúrandó elem Művelet

Oldalszám Kattintsunk az Oldalszám gombra.

Napi dátum Kattintsunk a Dátum beszúrása gombra.

Pontos idő Kattintsunk az Időpont beszúrása gombra.

Szokásos élőfej- vagy élőláb-elemek, például folyamatos oldalszámozás, a fájl vagy a szerző neve Kattintsunk a Kész szöveg beszúrása gombra, majd válasszuk a kívánt elemet.

3. Élőláb létrehozásához kattintsunk a Váltás az élőfej és az élőláb között gombra, ekkor az élőláb területe jelenik meg. Kövessük a 2. pontban leírtakat.

4. Ha befejeztük a műveletet, kattintsunk a Bezárás gombra.

A bevitt szöveg vagy grafika igazítása automatikusan balra zárt. Igazíthatjuk az elemeket középre is, illetve bevihetünk több elemet is (például egy balra zárt dátumot és egy jobbra zárt oldalszámot). Az elem középre igazításához nyomjuk meg egyszer, jobbra zárásához nyomjuk meg kétszer a TAB billentyűt.

B., Hogyan menthetünk el egy dokumentumot, milyen beállítások, lehetőségek vannak?

Egy fájl mentése háromféleképpen történhet meg:

- a „lemez” ikonnal az eszközsávban;

- Ctrl-S billentyűkombinációval;

- A FÁJL menü MENTÉS alpontjában.

Mentéskor megjelenik egy párbeszédablak. Ennek felső sorában azt a könyvtárat választhatjuk ki, ahová menteni szeretnénk. Középen az adott könyvtár tartalmát láthatjuk. Alul megadhatjuk a menteni kívánt fájl nevét, valamint a formátumát. Ezek lehetnek a Word különböző verziójú fájltípusai, Rich Text formátum és sima Textfile, stb.

Ha dokumentumunk eredeti formáját meg szeretnénk őrizni, de a változtatott verziót is el szeretnénk menteni, akkor válasszuk a MENTÉS MÁSKÉNT… menüpontot. Ekkor munkánkat egy új, az eredetitől eltérő nevű fájlba menthetjük.

Menthetünk HTML formátumban is, ha a dokumentumunkat publikálni szeretnénk az INTRANET-en vagy az INTERNET-en.

10. A, Mi az a szimbólum? Hogyan illesztünk be egy szövegbe szimbólumokat?

Szimbólum: A normál betűknél, számoknál írás- és műveleti jeleknél kevésbé gyakran használt karakterek, apró képek vagy ikonok. Ha szimbólumot szeretnénk beilleszteni, rákattintunk a főmenüben található „Beszúrás” menüre, majd a „Szimbólum”-ot választjuk. Itt a Szimbólumok vagy a Különleges karakterek közül kiválasztjuk a megfelelő karaktert, „Beszúrás”-ra kattintva beillesztjük. Hogy ne kelljen ezt a hosszadalmas lépést megtennünk, a „Billentyűparancs” szövegre kattintva megadhatunk egy olyan billentyűzetkombinációt, amelynek hatására a beállított szimbólumot illesztjük be.

B., Hogyan nyitunk meg egy már létező dokumentumot?

1.) Miután elindítottuk az adott dokumentum használatára megfelelő programot, rákattintunk a megnyitás ikonra.

2.) Miután elindítottuk az adott dokumentum használatára megfelelő programot, megnyitjuk a főmenüben található Fájl menüt és rákattintunk a „Megnyitás” szövegre. A megjelenő ablakban beállítjuk a megnyitandó dokumentum helyét, majd rákattintunk a megnyitandó dokumentum nevére, és a „Megnyitás” szövegre, vagy duplán kattintunk a megnyitandó dokumentumra. Ha nem tudjuk pontosan azonosítani a kívánt file-t, akkor itt kereshetünk is.

3.) Belépünk abba a könyvtárba, ahol a megnyitandó dokumentum van, majd jobb gombbal rákattintunk a megnyitandó dokumentumra, és a „Megnyitás” szövegre, vagy duplán kattintunk a megnyitandó dokumentumra.

11. A, Hogyan keresünk egy dokumentumban szövegrészt, mire használjuk ezt a funkciót?

Egy dokumentumban szeretnénk szövegrészeket keresni például a következők miatt:

- minden keresett szót ki szeretnénk javítani;

- szövegkörnyezet vizsgálata céljából;

- tartalmazza-e az adott dokumentum a keresett szöveget;

- stb.

Válasszuk a Szerkesztés menü Keresés almenüjét. Adjuk meg a keresett szót illetve szóösszetételt, állítsuk be a különlegességeket: kis- és nagybetűk megkülönböztetése; teljes szó; hol keressen. Majd indítsuk el a keresést. A keresett szövegrész a találat során inverzen jelenik meg.

B., Az „Automatikus javítás” funkció.

Az Automatikus javítás funkciót az Eszközök menüben választhatjuk ki. Funkciója a nevében rejlik, automatikusan a szövegrészek beírása során kijavítja a beállított általa hibásnak vélt karaktersorozatokat. Például: a mondat első betűjét, a két kezdő nagybetűt, véletlenül bekapcsolt Caps Lock, és előre felvett hibajavítások, például eggy egy, vagy ay az, stb.

12. A, Mit állíthatunk a „Nézet” menüben?

A Nézet menüben elsősorban a Word-ben használatos nézeteket állíthatjuk be. A nézetek közötti váltás lehetővé teszi a gyors, komplex és kényelmes munkát a szövegszerkesztőben.

Beállíthatjuk még az általunk használni kívánt eszköztárakat, és a vonalzó láthatóságát. Itt készíthető a fejléc illetve lábléc, a lábjegyzet és a megjegyzés. Végül lehetőségünk van a dokumentum nagyításának megváltoztatására, beállítására.

B., Hogyan dolgozhatunk egyszerre több dokumentumba?

Először meg kell nyitnunk azokat a dokumentumokat, amelyekben dolgozni kívánunk a Word-szövegszerkesztőben. Rákattintunk a főmenüben található „Ablak” szövegre. Itt megjelennek a megnyitott dokumentumok nevei. A kívánt dokumentum nevére kattintva az lesz az aktív dokumentumban. A képernyőt fel is oszthatjuk, vagy mozaikszerű elrendezést is választhatunk.

13. A, Hogyan állítjuk a lapszámozást?

Rákattintunk a főmenüben található „Beszúrás” szóra, a lenyíló menüben az „Oldalszámok” szövegre. A párbeszédpanelben beállíthatjuk a megjelenő oldalszám elhelyezését és igazítását, és hogy legyen-e oldalszám az első oldalon is. Beállíthatunk még számformátumot az oldalszámhoz és a számozás módját is: honnan kezdje az oldalszámozást.

Az automatikus számozás előnye, hogy az oldalak módosítása során az oldalszámok frissülnek és módosulnak a változtatással együtt.

B., Hogyan illesztünk képet egy dokumentumba?

1.) Rákattintunk a főmenüben találgató „Beszúrás” szövegre. A legördülő panelben a „Kép” szöveget választjuk, majd:

a) Ha az Office Clip Artból szeretnénk beilleszteni, rákattintunk a „Clipart” szövegre majd a feltűnő ablakból kiválasztjuk a megfelelő képet, és „Beillesztés”-sel vagy dupla kattintással, vagy enter-rel beillesztjük.

b) Ha képfájlból szeretnénk beilleszteni, rákattintunk a „fájlból” szövegre, majd beillesztjük a megfelelő képfájlt.

2.) Ha a beillesztendő kép még nincs mentve és nem is akarjuk menteni, vagy egy mentett képnek csak egy részét akarjuk beilleszteni, kijelöljük a nem mentett képet, vagy képrészt, majd jobb egérgombbal rákattintunk és kiválasztjuk a „Másolás”-t vagy begépeljük a Ctrl + C billentyűzetkombinációt. Ezután a célhelyre visszatérve jobb gombbal kattintunk a célhelyre, majd kiválasztjuk a „Beillesztés”-t vagy használjuk a Ctrl + V billentyűzetkombinációt.

14. A, A „Helyesírás ellenőrző” használata.

A dokumentum nyomtatása előtt célszerű helyesírás ellenőrzést végeznünk. Az Eszközök menü Helyesírás ellenőrzés almenüjét kiválasztva indíthatjuk ezt a programrészletet. Itt van lehetőségünk a számítógép által talált hibák javítására, módosítására, vagy azok elvetésére. Vehetünk fel új szavakat, kifejezéseket a program által használt szótárba, kiválaszthatjuk a nyelvet, a szótárt is. Ideiglenesen visszaléphetünk a dokumentumba anélkül, hogy bezárnánk a helyesírás ellenőrző programot, javíthatunk, módosíthatunk, majd folytathatjuk tovább a munkát a helyesírás ellenőrzővel.

B., Az „Elválasztás funkció használata.

Ha a bekezdéseinket sorkizártra formázzuk, akkor a megjelenés tökéletesítése céljából célszerű bekapcsolnunk az Eszközök menüpont Automatikus elválasztás funkcióját. Itt beállíthatjuk, hogy milyen szavakat, kifejezéseket válasszunk el, és milyen módon. Választhatunk manuális elválasztást is.

15. A, Táblázatok készítése:

A Microsoft Word szövegszerkesztő programban a táblázatokat háromféleképpen hozhatjuk létre:

1. Automatikusan:

A menüsorból a Táblázat->beszúrás menüpontban megadhatjuk az oszlopok és sorok számát, amit utána tetszés szerint méretezhetünk. Ugyanitt megadhatjuk, hogy mekkora legyen az oszlopszélesség, valamint, hogy a táblázatot tartalomhoz ill. ablakhoz méretezze.

Az ugyanebben az ablakban található Automatikus formázás gombbal előre megadott sémák szerint formázhatjuk azt.

2. Manuálisan, táblázat rajzolásával:

Ekkor megjelenik a táblázatrajzoló eszköztár. Itt nekünk kell megrajzolnunk a táblázat leendő vonalait. Már a rajzolásnál megadhatjuk, hogy a vonal milyen vastagságú, stílusú, vagy milyen színű legyen. Ugyanitt a táblázat beszúrása ikonra kattintva eljuthatunk az 1. pontban említettekhez.

3. A szokásos eszköztár, táblázat ikonjával:

Ekkor legördül egy kis rács, melyben a bal egérgombot nyomva tartva bejelölhetjük a leendő táblázat méretét. A cellák mérete automatikus lesz.

B., Többhasábos tördelés.

Kijelöljük a tördelni kívánt szövegrészt.

a) Ha a szokásos eszköztárban található ikonnal tördelünk, a szükséges hasábok számának kijelölésével azonos szélességű hasábokat hozhatunk létre.

b) Ha a Formátum->Hasábok menüpontban tördelünk, egyénileg megadhatjuk a leendő hasábok szélességét, számát, és beállításaink hatókörét.

Ha módosítást akarunk végezni a már elkészült hasábainkon, akkor kijelöljük azokat, majd a 2.b pontban említettek alapján formázhatjuk újra.

A hasábformázás szakaszonként történhet, tehát a hasábformátum az szakaszformátum.

16. A, Mik azok a táblázatkezelő programok, mire jók? Milyen táblázatkezelő programokat ismer?

A táblázatkezelő programok az egymással kapcsolatban álló, egymástól függő vagy független adatok tárolását, számítását könnyítik meg. Lehetővé teszik cégek, szervezetek könnyű és átlátható áru- pénz- és egyéb nyilvántartásait.

A napjainkban legismertebb táblázatkezelő program a MS Excel, ez terjedt el legszélesebb körben. Egyéb táblázatkezelők: Lotus 1-2-3, Sheets, Quattro, stb.

B., Mutassa be az Excel táblázatkezelő program felépítését!

A táblázatkezelő főfunkciója táblázatok kezelése, számolótáblák, kimutatások készítése. Ezek a táblázatok a Ms-Word-ben készült táblázatokkal ellentétben dinamikus táblázatok. Ez azt jelenti, hogy a statikus adatok mellett képleteket, függvényeket használunk a táblázat változó adatainak frissítésére. A főfunkciók mellett lehetőségünk van még grafikonok, diagrammok készítésére, képek, rajzok, és egyéb objektumok beillesztésére is. Érdemes megemlíteni még, hogy a program alapszintű adatbázis-kezelő funkcióval is rendelkezik. A fejlett nyomtatási és adatbeviteli lehetőségek a program széleskörű felhasználását teszik lehetővé.

17. A, Hogyan indítjuk el az EXCEL-t. mit látunk a bejelentkezés után (képernyő szerkezet elemzése)? Hogyan lépünk ki a programból?

Az EXCEL indítása a Ms-WINDOWS 9X operációs rendszerben: a tálca bal alsó sarkában látható Start gombra kattintva a megjelenő menükben megkeresve a Microsoft Excel menüt.

Képernyő részei:

1. sor: A program nevét és az aktuális táblázat (fájl) azonosítóját látjuk. Jobb oldalon található gombokkal az asztalra helyezhetjük az EXCEL-t, méretét állíthatjuk vagy bezárhatjuk a programot.

2. sor: A főmenü. A jobb oldalon az aktív táblázatra vonatkozó ikonokat találjuk.

3. sor: Azokat az ikonokat találjuk, melyeket a felhasználó a legtöbbször használ. Ezeket el lehet távolítani, de bővíteni is lehet ikonokkal. Ide saját ikont is létrehozhatunk.

4. sor: A Név mezőt és a szerkesztőlécet találjuk.

5. rész: A munkaterületet láthatjuk. A bal oldalán a cellák számozását, jobb oldalán a függőleges gördítősávot, felette a cellaoszlopok betűvel való jelölését, alatta pedig bal felén a munkalapok elnevezését, jobb felén pedig a vízszintes gördítősávot találjuk.

6. sor: Itt a státuszsor illetve a magyarázósor található.

Kilépés a programból: két lehetőségünk van a kilépésre:

1., A fájl menüben található kilépés paranccsal.

2., A legfelső sor jobb oldalán található X-gombbal

Mindkét esetben rákérdez az összes el nem mentett táblázatra, hogy elmentse –e?

B., Hogyan nyithatunk meg egy munkafüzetet, ha újat, illetve már meg lévőt szeretnénk megnyitni?

Ha újat szeretnénk megnyitni, akkor három lehetőségünk van:

1. A Fájl menü Új dokumentum parancsával.

2. CTRL+N billenyűkombinációval

3. Vagy a 3. sor (főmenü) Új dokumentum ikonjával.

Ha már meglévőt szeretnénk megnyitni, akkor is három lehetőségünk van.

1. A Fájl menü Megnyitás parancsával.

2. CTRL+O billentyűkombinációval

3. Vagy a 3. sor Megnyitás ikonjával.

Meghajtó, könyvtár, file-azonosító, dupla click!

18. A, Mit nevezünk cellának, mi írható egy cellába, hogyan azonosítunk egy cellát?

Ervin:

A cella egy olyan, legkisebb egysége a táblázatnak, melybe egy, numerikus, szöveges illetve egyéb adatot vihetünk be. Minden egyes cella rendelkezhet külön típus és stílusbeállításokkal.

Egy cellát egy vízszintes (szám) és egy függőleges (betű) koordinátával tudunk azonosítani. (pl. A1 a bal felső cella, B1 a tőle közvetlen jobbra lévő, stb.). A cellákra az így kialakított „koordinátájuk” alapján tudunk hivatkozni.

Pl.:

B., Hogyan állíthatjuk egy oszlop szélességét, illetve egy sor magasságát?

Az oszlopszélességet egérrel könnyen beállíthatjuk: a koordinátasorban, ill. oszlopban a két szomszédos koordinátát jelölő téglalap közé állva a bal egérgombot nyomva tartva az adott cellát tetszőleges szélességűre, ill. magasságúra változtathatjuk

A Formátum menü Sor/Magasság, illetve Oszlop/Szélesség almenüket választva pontos beállításokat tehetünk a kijelölt sorokra illetve oszlopokra.

19. A, Hogyan szúrhatunk be egy új oszlopot és egy új sort?

Egy adott cellára állva a jobb egérgombot megnyomva legördül egy lokális menü. A menü beszúrás pontját kiválasztva egy párbeszédablakot kapunk. Ez arra kérdez rá, hogy:

- a cellákat jobbra tolja

- a cellákat lefelé tolja

- egész sort szúrjon be

- egész oszlopot szúrjon be

Az utóbbi kettővel tudunk új sort/oszlopot beszúrni.

Másik megoldás a beszúrás menü sorok és oszlopok menüpontjai. Ekkor a beszúrt sor az aktuális sor fölött lesz, a beszúrt oszlop az aktuális oszloptól balra.

B., Hogyan formázhatunk cellákat, illetve cella csoportokat?

Az adott cellára jobb gombbal klikkelve a cellaformázás, vagy a Formátum->cellák menüpontot kiválasztva érhetjük el ezt a funkciót. Egy ablak tárul elénk, mely hat fülből áll:

1. Szám: Kiválaszthatjuk, milyen formátumú legyen a cellában található adat. Az ablak jobb oldalán rövid leírás, vagy beállítási lehetőségek találhatók az adott formátummal kapcsolatban.

2. Beállítható a szöveg függőleges, vízszintes elhelyezése, dőlésszöge, az írás iránya (balról jobbra ill. fentről lefelé). Itt adhatjuk meg továbbá, hogy a cella hosszánál hosszabb szöveget hogyan jelenítse meg

3. Betűtípus beállítása az eddig szokásos módon

4. Szegély: a kijelölt cellákat körülvevő és a köztes vonalak típusát, színét adhatjuk meg

5. Mintázat: az adott cella vagy cellacsoport hátterének színe ill. mintázata

6. Védelem: zárolt/rejtett

20. A, Hogyan másolhatunk cella-tartalmat, hogyan másolhatunk képletet?

Kiválasztjuk azt a cellát vagy cellatartományt, amelyből másolni szeretnénk és azt a vágólapra másoljuk. Ezután arra a cellára kattintunk az egér jobb gombjával, amelybe másolni szeretnénk, és lokális menüből kiválasztjuk az Irányított beillesztés… almenüt. Ha csak a cella-tartalmát akarjuk másolni akkor csak az „értéket” jelöljük ki, ha pedig képletet szeretnénk másolni, akkor csak a „képletet” jelöljük ki. Lehet formátumot, stb-t is másolni.

Az egér „drag and drop” funkcióját is alkalmazhatjuk másolásra a CTRL gomb nyomva tartása mellet. Másolhatunk képletet és függvényt még az egérrel a „kitöltés” funkcióval is.

B., Mi a relatív és mi az abszolút címzés (hivatkozás)? Mire használják őket?

Relatív cellahivatkozás: relatív cellahivatkozással azt közöljük a programmal, hogy a hivatkozott cella milyen távolságra van a képletet, illetve függvényt tartalmazó cellához viszonyítva. A relatív cellahivatkozásnak a képletet tartalmazó cellák másolásakor van jelentősége, mivel ebben az esetben a cellahivatkozások a másolt cella helyének függvényében változnak.

Abszolút cellahivatkozás: abszolút cellahivatkozással azt közöljük a programmal, hogy a hivatkozott cella hol található a pontos helye alapján. Az abszolút cellahivatkozás a képletet tartalmazó cellák másolásakor nem változik.

A relatív cellahivatkozást úgy képzelhetjük el, mint amikor valakit úgy igazítunk útba, hogy megmondjuk neki, hogy a keresett cél a kiindulóponttól milyen útvonalon érhető el.

Pl.: menjen előre 2 útkereszteződésen keresztül, majd balra forduljon, a következő útkereszteződésnél kanyarodjon jobbra stb.…

Abszolút cellahivatkozás esetén pedig a pontos címet közöljük.

Pl.: Kossuth u. 43.

21. A, Hogyan készíthetünk beépített sorozatokat, hogyan használjuk őket?

Beépített sorozatokat kétféleképpen készíthetünk: 1. válasszuk, a Szerkesztés menü Kitöltés parancsát, majd az Adatsorok parancsot. Itt beállíthatjuk, hogy a sorozatot sorokba v. oszlopokba rendezze, típusa számtani, mértani, dátum (nap, hétköznap, hónap, év) v. autokitöltésű legyen. Be kell állítanunk a lépésközt és a végértéket is.

2. manuálisan is készíthetünk sorozatot. Írjuk be a sorozat első cellájába a sorozat első elemét (ha számtani sorozat, akkor be kell írnunk a második elemet is), majd a cella jobb alsó sarkába helyezve a kurzort, egy kereszt alakot látunk. Az egér bal gombjával megfogjuk a keresztet és vízszintesen v. függőlegesen, húzzuk addig, ameddig a sorozatot kitölteni szeretnénk. Az egér húzása közben egy sárga négyzet azt mutatja, hogy a sorozat melyik eleme kerül abba a cellába.

Sorozatokat gyorsan és könnyen készíthetünk és műveleteket (áthelyezés, másolás) is végezhetünk velük.

B., Mik azok a függvények, mire használjuk őket? Hogyan csoportosíthatjuk a függvényeket? Milyen függvényeket ismer?

A függvények a Microsoft cég által a felhasználó segítése és egy feladat automatizálása céljából előre beírt számítási módszerek. Az Excelben több mint 250 féle függvényt találunk, amelyekből a megfelelőt kiválsztva egyszerűbbé és gyorsabbá tehetjük munkánkat.

A függvények szerkezete:

§ a függvény mindig egyenlőségjellel kezdődik

§ utána a függvényneve következik

§ a függvénynek tartalmaznia kell legalább egy zárójelpárt

§ a zárójelbe a függvény argumentumait kell beírni

§ van olyan függvény, amelyben argumentumot (bemeneti adatot) nem kell használni, de van olyan is, amelyhez több is szükséges

=Függvénynév (Argumentum1; Argumentum2; Argumentum N)

A függvények kategóriákba vannak besorolva. Ilyen, pl. A legutóbb használt, Mind, Pénzügyi, Dátum és idő, stb.

A legismertebb függvények az Átlag, Min, Max, Szum, Darabteli, Fkeres, Vkeres stb.

22. A, Hogyan lehet előállítani egy cellacsoportból a legkisebb, legnagyobb értéket, az átlagot és az összeget?

A legkisebb érték előállítása: a cellacsoport kijelölése után a Beszúrás menüből válasszuk a függvény beszúrását, majd a függvény kategóriák közül a Statisztikait. Itt található a Min fv., amellyel előállíthatjuk a legkisebb értéket.

A legnagyobb érték előállításánál ugyanazt kell tennünk, mint a legkisebbnél csak a Min fv. helyett a Max-t kell választanunk.

Az átlag érték előállítása: jelöljük ki azt a cellacsoportot, amelyiknek átlagértékét szeretnénk megkapni és válasszuk szintén a Statisztikai fv-ket, ott pedig az Átlag fv-t. Így megkaphatjuk a cellacsoport átlagát.

Egy cellacsoport összegét a Matematikai és trigonometriai függvények közül a Szum függvénnyel kaphatjuk meg. Kijelölve a cellacsoportot válasszuk a Szum fv-t és így a csoport összegét kapjuk.

B., Hogyan formázhatunk táblázatot, hogyan keretezzük?

A táblázatot kijelöljük, majd a Formátum menü Cellák (CTRL+1) almenüjét választjuk.

A Szám fülön beállíthatjuk, hogy a celláknak milyen formátumot adunk. Pl. általános, pénznem, százalék, stb.

Az Igazítás fülön a szöveg igazítását, elhelyezését és elforgatását állíthatjuk be.

A Betűtípus fülön beállíthatjuk a betű típusát, stílusát, méretét, színét és különleges hatásait.

A Szegély fülön állíthatjuk be a táblázat bekeretezését és azt, hogy az oszlopokat és sorokat is vonallal válasszuk-e el egymástól. Ezek beállításánál mindig először a vonal színét, majd stílusát és utána a „helyét” választjuk ki.

A Mintázat fülön a cellaháttér színét választhatjuk ki.

Az utolsó fülön a cellák védelmét állíthatjuk be. Eldönthetjük, hogy a cella zárolt illetve rejtett legyen.

23. A, Mi a szűrés, hogyan használjuk?

Szűrés: egy adathalmaz szűrése a megadott tulajdonságú elemekre bontást jelenti

Használhatósága: nagy méretű adathalmaz részadatainak nyomtatásakor, megtekintésekor

Autoszűrő Irányított szűrő

nincs szükség az eredeti adat- látszik az eredeti adathalmaz is

halmaz láttatására Meg kell adni:

1. listatartományt: az a tartomány, ahonnan

ki kell szűrni az adatokat (kötelező)

2. szűrőtartomány: tartalmazza a szűrési

feltételeket (kötelező)

3. céltartomány: ha nem helybenszűrést

választunk, akkor a szűrőtartományban

megadott feltételek alapján a

céltartományba másolja a feltételnek

eleget tevő adatokat

Az Autoszűrő használatánál a táblázat egyik mezőnév cellájára állunk és kiválasztjuk az Adatok/Szűrő/Autoszűrő almenüt. Ekkor a program a mezőnevek celláiba egy-egy lenyitható listapanelt helyez.

Ha egy ilyen listapanelt lenyitunk a feltáruló listában az oszlopban előforduló adatot, értékeket találjuk, s választhatunk a listaelemek közül egyet.

A választás eredményeként csak azok a rekordok fognak látszani, amelyekben a mezőnév alatti mező tartalma megegyezik az általunk megjelölttel. A program a felesleges sorokat elrejti.

Szűrést egyszerre több mezőnévnél is megadhatunk, ezzel tovább szűkíthetjük a látható rekordok számát. Több szűrőfeltétel megadása logikai ÉS kapcsolatot jelent, tehát azokat a rekordokat láthatjuk, amelyekre minden feltétel együttesen teljesül.

Az Irányított szűrés használatánál a megfelelő beállítás után az Excel munkalap másik területére tudja másolni a szűrési feltételeknek megfelelő adatokat.

Használata: az adatnyilvántartás mezőneveit másoljuk le még két helyre: a feltételtábla és a kigyűjtési terület helyére. A lemásolt mezőneveknek meg kell egyezniük az eredeti mezőnevekkel.

A feltételek elkészítésénél a feltételtábla megfelelő mezőneve alá be kell írni a szűrési feltételeket és a feltételek kijelölésénél ki kell jelölni a mezőneveket is.

A szűrés elkészítésénél be kell állítani a listatartományt, a szűrőtartományt és a szűrés helyét is. A szűrés helye ott lesz, ahova a mezőneveket másoltuk.

B., Hogyan használhatjuk fel a szűrt adatokat?

A szűrés segíti a nagy táblázatok átláthatóságát azzal, hogy az azonos feltételeknek eleget tevő rekordokat kigyűjti. Felhasználhatjuk diagrammok készítéséhez is.

Általában gyors, könnyen elkészíthető lekérdezéseket, válogatásokat tekinthetünk meg alkalmazásával, amelyeket nyomtathatunk is.

24. A, Mi a diagramm, mire használjuk, milyen diagramm típusokat ismer?

A diagram a munkalap adataihoz csatolva az adatok grafikus ábrázolására szolgál.

Diagram segítségével táblázatainkat érthetőbbé, szemléletesebbé tehetjük. Ezért a diagramokat általában számsoraink grafikus bemutatására, szemléltetésére használjuk.

Diagramot készíthetünk ugyanarra a lapra, amelyen a táblázatos adatainkat reprezentálni szeretnénk, illetve egy külön diagramlapra is.

A diagram típusokat kétféle csoportba oszthatjuk:

1. Alaptípusok

pl.: Oszlop, Sáv, Grafikon, Kör, Pont, Terület, stb.

2. Felhasználói típusok

pl.: Csövek, FF kör, FF oszlop, FF terület, stb.

A diagramm típus használatát mindig az adott feladat, és az adatok köre határozza meg.

B., Hogyan készíthetünk diagrammokat, hogyan módosíthatjuk őket?

Diagramokat a Diagram Varázsló segítségével készíthetünk, amely 4 lépésben segít a felhasználónak.

1. a diagram típusának kiválasztása és a minta megtekintése

2. a táblázat megjeleníteni kívánt részeinek kijelölése után az adattartományt és az adatsort állíthatjuk be

3. ennél a lépésnél 6 fülön lehet beállításokat tenni:

a) címek: diagramcím és kategóriatengelyek nevei

b) tengelyek: a tengelyekre vonatkozó beállítások

c) rácsvonalak: azok beállítása, amelyekre szükségünk van

d) jelmagyarázat: látszik-e és annak elhelyezése

e) feliratok: adatfeliratok beállítása

f) adattábla: adattábla látszik vagy sem

4. a diagram helyének meghatározása: új munkalapon vagy azon, amelyiken dolgozunk

A diagramvarázsló által készített diagramot később úgy tudjuk módosítani, hogy áttérünk diagram szerkesztő módba (dupla klikk az egér bal gombjával a diagram területre) és arra a részére duplán kattintunk, amelyiket meg szeretnénk változtatni.

25. A, Hogyan történik a mentés, mit jelentenek a „mentés másként” és a „munkaterület mentése” funkciók? (csak EXCEL formátumot menthetünk?)

A Fájl menü Mentés almenüpontját kiválasztva a program egy párbeszédpanelt ad, amelyben kiválaszthatjuk a mentés helyét, a fájl nevét és típusát is.

A „mentés másként” funkció azt jelenti, hogy egy már elmentett fájlt más néven mentünk el a változtatások után.

A „munkaterület mentése” azt jelenti, hogy a kijelölt munkaterületet külön fájlként menthetjük el, de ekkor a kiterjesztés *.xlw lesz.

Természetesen nemcsak EXCEL formátumot menthetünk, hanem más programok által használható, értelmezhető formátumot, például *.txt, *.prn, *.dbf, *.wk1, *.csv, stb.-t is. Indokolt esetben az Excel korábbi verzióformátumaira is menthetünk.

B., Hogyan nyomtathatunk ki egy munkafüzetet, milyen beállításokat kell előbb végeznünk?

A nyomtatás előtt az Oldalbeállításban le kell ellenőriznünk az oldalra, margókra, élőfej és élőlábra valamint a lapra vonatkozó beállításokat. Ezután a Fájl Nyomtatás utasítást kell kiadnunk.

Az első részben a nyomtatóra vonatkozó beállításokat tehetjük meg. A második részben a nyomtatandó oldalakat állíthatjuk be. A harmadikban, hogy mi kerüljön nyomtatásra (kijelölt terület, teljes munkafüzet, kijelölt munkafüzet lapok) Az utolsó részben a példányszámot és a leválogatást dönthetjük el.

Nyomtathatunk file-ba is, ha nem áll rendelkezésünkre a másik gépen az Excel program.

26. A, Hogyan vihetünk át adatokat az egyik táblázatból egy másik táblázatba?

(A,B) A Vágólap (az operatív memória egyik része, ahová kerül a másolandó v. mozgatandó adat átmenetileg) segítségével történik. A vágólapra eljuttatott adatot egy tetszőleges dokumentum tetszőleges helyére helyezhetjük.

Adat a Vágólapra - 2 lehetőség:

· Kivágás utasítás - a kijelölt adatot mozgatjuk

· Másolás utasítás- az eredeti helyen is megmarad az adat

Adat Beillesztése a Vágólapról:

Ki kell jelölnünk a megfelelő dokumentumban - ahová szeretnénk elhelyezni az adatot- azt a helyet, ahová szeretnénk másolni, általában ez a hely (ez a tetszőleges hely lehet akár egy alkalmazás is, pl. szövegszerkesztő pr) egy cellatartomány, s az Excel az adatokat úgy helyezi el, hogy a kijelölt cella lesz a beillesztett tartomány bal felső cellája.

Speciális esetekben választhatjuk az irányított beillesztés funkciót is.

B., Hogyan cserélhetünk adatokat más programokkal?

Más programokkal történő adatcserére is kézenfekvő lehetőség az előző tételben szereplő vágólap használata. Ekkor a megfelelő szövegrészt, táblázatot, objektumot, stb. a vágólapra másolva/helyezve, beilleszthetjük a másik dokumentumba.

A vágólap használatát már a korszerű operációs rendszerek kiemelten támogatják úgy, hogy arra nemcsak egy, hanem több objektumot is elhelyezhetünk illetve szerkeszthetjük is a vágólap tartalmát.

27. A, A „Nyomtatási kép” funkció.

A képernyő elemi részeinek mérete más, mint a nyomtatóé, ezért a nyomtatás hibák (pl. a cellában látjuk a teljes adatsort, mégis nyomtatáskor ##### jelzést kapunk, mert nem fért el az adat a cellában) elkerülése végett használjuk a nyomtatási kép funkciót. Ezzel időt, és energiát spórolhatunk a nyomtatási rendellenességek kiküszöbölésére.

A Nyomtatási kép megjelenítésekor:

Megváltozik az egérmutató formája, ezzel nagyíthatjuk azt a táblázatterületet, amelyikre rákattintottunk. Ha ismét az egész lapot szeretnénk látni, kattintsunk a nyomtatandó lap bármelyik pontjára. Amíg a nyomtatandó táblázat ki van nagyítva, az ablak alsó részén is találunk egy görgetősávot, amely segítségével a nagyított lapnak a megfelelő részét jeleníthessük meg. Természetesen a lapot úgy is nagyíthatjuk, ha visszakicsinyítjük, s a Nagyítás (Zoom) gombra kattintunk

1. Eltűnik az: Eszköztár és a Menüsor, helyettük utasításgombokat találunk:

· Ha a többi lapot is szeretnénk ellenőrizni, akkor kattintsunk a Következő (Next) vagy

az Előző (Previous) gombra

· Nyomtat (Print) gombra kattintva elindíthatjuk a nyomtatást

· Beállít (Setup) gombra kattintunk, megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben a nyomtatással kapcsolatos beállítások nagy részét elvégezhetjük. Ugyanezt a panelt akkor is megjeleníthetjük, ha a Fájl (File) Oldalbeállítás (Page Setup) utasítást hajtjuk végre, viszont a nyomtatási képnél azonnal megtekinthetjük változtatásainkat, beállításainkat

· A Margó (Margins) gomb hatására vonalak jelennek meg, ezek a margók. A nyomatatási kép tetején olyan beosztásokat is találunk, amelyekkel a cellaoszlopok méretét állíthatjuk be

· Az oldaltörés megtekintése (Page Break Preview) Ebben a nézetben meghatározhatjuk, hol kezdődjön új lap

· Bezárás (Close) gombbal kiléphetünk a nyomtatási kép megjelenítéséből, és visszatérhetünk szerkesztő nézetbe.

B., Az „Oldalbeállítás” funkció.

Elérésére 2 lehetőség: File/Oldalbeállítás

Nyomatási kép/Beállit

4 panellapból álló párbeszédpanel:

1. Oldal (Page) beállíthatjuk

· Fekvő vagy álló elrendezésben kerüljön a táblázat a papírra - Irány váltókapcsoló segítségével

· Nagyíthatunk, vagy kicsinyíthetünk a táblázaton

· Papírméret

· A nyomtatás felbontása - Minőség (Print quality)

· Kezdő oldalszám beállítása -Első oldalszám (First page number)

2. Margók: A nyomtatási kép megjelenítésekor grafikus eszközökkel állíthatjuk be, az Oldalbeállítás Margók panellapján viszont számszerűen írhatjuk be a margók méretét (ahová nem kell mértékegység) a megfelelő szerkesztődobozba így az pontosabb. A párbeszédpanel alsó részében középre igazíthatjuk a táblázatokat.

3. Élőfej és Élőláb (Header/ Footer)

Amikor a táblázatunkat kinyomtatjuk érdemes tájékoztató adatokat írni a lapok tetejére és aljára. Ez a sajátos terület az élőláb (adatai lap alján fog megjelenni) és az élőfej (adatai a lap tetején fog megjelenni), melyekre bármit írunk, akkor az minden kinyomtatott lapon meg fog jelenni. Alapértelmezés szerint üresek. A listapanelüket lenyitva, ha a felsorolt minták egyike sem felel meg a feladatunknak, akkor kattintsunk az Egyéni Élőfej (Costum Header) illetve Egyéni Élőláb (Costum Footer). Ugyanolyan párbeszédpanel jelenik meg mind a két esetben.

Három szerkesztődobozból áll:

A három szerkeszthető terület fölött különböző gombokat találunk, melyek segítségével olyan adatokat írhatunk bármelyik területre, amelyeket az Excel folyamatosan a program környezetéből vett információkkal frissít. Beszúráskor, - ami oda történik, ahol áll a kurzor- még nem az adatokat látni, hanem csak kódjukat.

· Automatikus oldalszámozás az élőfejben és az élőlábban (a kezdősorszám az Oldalbeállítás -Odal lapján beállított érték)

· Összes lapszám

· Nyomtatás dátuma

· Nyomtatás időpontja

· File neve, amelybe a munkafüzetet elmentettük

· A táblázat munkalapjának neve

28. A, Hogyan történik egy munkafüzetből a lapok törlése, egy másik munkafüzetbe a lapok áthelyezése, másolása?

A munkafüzetben a lapok törlése:

Az egér jobb gombjával kattintsunk az eltávolítandó munkalapra. A helyi menüből válasszuk ki a Törlés (Delete) utasítást. A program figyelmeztető üzenetet küld, ha a műveletet végrehajtjuk, a munkalap véglegesen elvész.

Egy másik munkafüzetbe a lapok másolása, áthelyezése:

Nyissuk meg először azt a munkafüzetet, amelybe szeretnénk a lapot helyezni, ezután azt a munkafüzetet, amelyben másolandó vagy áthelyezendő lap található.

Az egér jobb gombjával kattintsunk a másolandó vagy áthelyezendő munkalapra. A helyi menüből válasszuk ki a Másolás vagy átnevezés utasítást. A melyik munkafüztbe párbeszédpanelt gördítsük le s jelöljük ki azt a munkafüzetet, amelybe áthelyezni akarunk munkalapot, majd válasszuk ki, hogy hová kerüljön a munkalap a munkafüzeten belül.

Végül beállíthatjuk, hogy másolni, vagy áthelyezni akarjuk a munkalapot.

B., Hogyan történhet egy kép beszúrása munkalapba (diagrammba)?

A Microsoft Office programcsomag tartalmaz egy ClipArt elnevezésű grafikus filekészletet, melynek segítségével színesebbé tehetjük munkánkat. Különböző előre elkészített képeket és ábrákat illeszthetünk be gyorsan, egyszerűen.

Válasszuk a Beszúrás menüben kép parancsot clip art, s ekkor tallózhatunk a képek között. Ha fileból szeretnénk beszúrni a képet, válasszuk a fileból parancsot ugyanitt.

A File név mezőbe írjuk be a megtekinteni kívánt file nevét. Ha nem a kívánt filet látjuk, választhatunk másik könyvtárat, vagy meghajtót, vagy megkereshetjük a keresés gombbal a filet.

29. A, Ismertesse a tanult formázási lehetőségeket!

A cellák formázása

Elérése: Formátum/Cellák menü

Betűformák meghatározása: beállíthatjuk

· Betűtípust

· Betűméretet

· Betűstíust (Normál, Félkövér, Dőlt, Aláhúzott, Félkövér dőlt, Nagybetűs Kiskapitális, Domború, stb..)

· Betűszínt

Cella háttere: választhatunk

· Kitöltőszínt

· Mintát, egyéni kitöltési effektusokat

Cella keretezése: Szegély fülre kattintsunk, s kiválaszthatjuk, hogy a kijelölt tartomány melyik részén legyen vonal: Nincs (none) megszünteti a kijelölt tartomány vonalazását

Belül a kijelölt tartomány celláit rajzolja meg,

Körül kocka a kijelölt tartomány kerületét szegélyzi.

Természetesen egyéni szegélyezést is szerkeszthetünk.

A szegélyeknek választhatunk a Stílus csoportból vonalakat, s a Szín listapanelből szegélyszínt.

Igazítás a cellában:

Az Eszköztárban található jobbra zárás gomb jobbra, balra zárás gomb balra, középre zárás gomb középre, a sorkizárás gomb pedig sorkizárttá igazítja az aktuális szövegrészt, vagy a teljes szöveget.

A kijelölt tartomány celláit egy cellává alakíthatjuk az Oszlopok között középre zár gombbal, amelynek használatával figyelmesen kell eljárnunk:

· ha a kijelölt tartomány egyik cellájában volt adat, akkor az kerül az összevont cellába

· ha több cellában volt adat, akkor a bal felső adat kerül az összevont cellába

· az összevont cellába új sort v. oszlopot beszúrni nem lehet

· az összevont cellára annak a cellának a nevével hivatkozhatunk, amely összevonás előtt a kijelölt tartomány bal felső cellája volt

· azokat a cellákat, amiket az összevonással megszüntettünk az Excel nem létezőnek tekinti. Ha egy képletből nem létező cellára hivatkozunk, értéke nulla lesz. Akkor is, ha már az összevonás előtt egy megszüntetett cellára mutattunk, vagyis az új cella nem veszi át a megszűnt cellák szerepét a képletekben.

Többsoros szöveg a cellában:

Ha hosszú a szöveg a cellában, s a szomszédos cellában is van szöveg, a cellaoszlop szélesítésével feleslegesen foglaljuk el a helyet. E gond kiküszöbölésére használhatjuk az Igazítás fület melyben lehetőség van:

· Vízszintes és függőleges irányban igazítani a szöveget

· Sortöréssel több sorba rendezni

· A szöveg írásirányát beállítani

A formázások visszavonása:

Ha a cella formai beállítása nem nyerte meg a tetszésünket, s vissza akarjuk nyerni az eredeti állapotot, legegyszerűbb, ha ráállunk egy olyan cellára, amelyik formátumán még nem változtattunk, s a formátum másolása segítségével lefestjük azokat a cellákat, amelyeknek a formai beállításait meg akarjuk szüntetni.

B., Hogyan végez helyesírás-ellenőrzést?

Munkánk befejeztével, általában nyomtatás előtt célszerű helyesírás ellenőrzést végezni.

1. Kijelöljük a helyesírás ellenőrzésre szánt részt. Ha 1 cella van kijelölve, akkor az aktuális lapon hajtja végre a helyesírás ellenőrzést, ha több lap van kijelölve, akkor a kijelölt lapokon végzi el a helyesírás ellenőrzést.

2. Rákattintunk a Helyesírás ellenőrzés ikonra.

3. Ha a Ms-Excel ismeretlen szót talál a helyesírás ellenőrzése párbeszédpanelén végrehajthatjuk a javítást, vagy figyelmen kívül hagyhatjuk azt.

Ha nincs ajánlott javítás, akkor a Felvesz gomb kiválasztásával, hozzáadhatjuk a szótárhoz.

4. Amikor a Microsoft Excel egy üzenetet jelenít meg az azt jelenti, hogy végrehajtotta a helyesírás ellenőrzést.

A helyesírás ellenőrzést átmenetileg fel is függeszthetjük anélkül, hogy ki kellene lépnünk belőle, majd visszatérhetünk, és onnan folytathatjuk, ahol az előzőekben abbahagytuk.

30. A, Ismertesse, hogyan készíthetünk számsorozatokat, és hogyan rendezünk adatokat (számok, szöveges adatok)!

Hónapnevek, hét napjai neve, számtani sorozatok, stb. készítésénél megkönnyíti munkánkat a kitöltőfül használata. Az egérmutatóval ráállunk a cellajelölő kitöltőfülére, az egérmutató vékony keresztté alakul. Amikor a cellajelölő vékony keresztté változik függőleges, vagy vízszintes irányban húzzuk le, s kész a sorozat. A sorozat elemeit előzőekben fel kell vennünk az Eszközök/Beállítások/Egyéni listák párbeszédpanelen.

Ha egy olyan sorozatot szeretnénk készíteni, amely pl. periodikusan változik akkor az egész periódust ki kell jelölnünk, vagy ha pl. szigorúan nő vagy szigorúan csökken a sorozat, akkor ki kell jelölni legalább 2 elemet a sorozatból.

Adatok rendezése

A kijelölt adatok rendezésére számos lehetőség közül választhatunk. Ezek közül egyik a szerkesztő ikonok használata. Segítségükkel adatokat a kijelölt cellatartományban növekvő vagy csökkenő sorrendben rendezhetünk, az Adatok/Sorba rendezés segítségével pedig egymásba ágyazott rendezéseket is végrehajthatunk.

B., Hogyan kérhet munka közben segítő információkat?

Súgó:

A segítő információkat a Súgó menüben találhatjuk.

A Tartalom parancs hatására fejezetek felsorolása és azok útmutatása; Tartalomjegyzék (ötletek, tanácsok); Programozás Visual Basic nyelven (használati utasítás); Terméktámogatás és szaktanácsadás.

A Keresés gomb párbeszédpanel tetejébe írjuk be annak a témának az első néhány betűjét, amelyet meg szeretnénk keresni. A beírás során a listában megjelenő kulcsszavak módosulnak. Kattintsunk a tárgykörrel kapcsolatos kulcsszóra. A vissza gomb segítségével visszaléphetünk az előző témakörbe.

A Multiplan megjeleníti a Ms Multiplan paranccsal kapcsolatos témakört, vagy a Ms Excel parancsait magyarázza. Az Ötletvarázsló ikon ötleteket ad a hatékonyabb feladatmegoldásban, valamint új lehetőségekkel szolgál.

A Súgó úgynevezett interaktív súgó: mindig arról a témáról közöl információt, amellyel éppen foglalkozunk.

Vissza az elejére